Patentanwalt & Steuerberater  

Computerprobleme hindern das Geschäft, sind teuer und sorgen für Unzufriedenheit. In Düsseldorf gibt es hierfür eine Lösung.

Kanzleien brauchen stabile IT-Lösungen 

Gerade als Patentanwalt oder Steuerberater, natürlich aber auch in vielen anderen Branchen, sind wir mehr und mehr auf eine stabile und sichere IT-Ausstattung angewiesen. 

Unsere Arbeitsprozesse sind bereits weitgehend digital unterstützt. Gerade wenn der Computer oder sogar eine zentrale Komponente ausfällt, spürt man erst, wie abhängig der Kanzleibetrieb von der IT ist. 

Dabei sind stabile und sichere IT-Lösungen für Steuerberater und Patentanwälte auch in Düsseldorf zu erreichen. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite.

Suchen Sie einen zuverlässigen IT-Spezialisten für Ihre Kanzlei?

Dann haben Sie uns jetzt gefunden. Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen. Damit Sie eine Sorge weniger haben. Weil Ihre IT einfach läuft. Sicher. 

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Wichtige Aufgaben, die Termintreue benötigen

Die Aufgabengebiete eines Patentanwaltes sind sehr umfangreich. Sie erstrecken sich vom Gebiet des geistigen Eigentums bis zu gewerblichen Schutzrechten. Es umfasst darüber hinaus Patente, Gebrauchsmuster, Geschmacksmuster, Marken als auch das Arbeitnehmererfinderrecht, das Halbleiterschutzrecht, das Sortenschutzrecht sowie auch Lizenzverträge. Daneben liegt der Schwerpunkt der Arbeit eines Patentanwaltes in der Vertretung in Verfahren vor den Patent- und Markenämtern und darüber hinaus auch vor den jeweiligen Gerichten.

Patentanwalt benötigt stabile Kanzlei- und Fristen Software

Auch ein Patentanwalt benötigt für seine Arbeit die auf ihn zugeschnittene Kanzleisoftware. Diese ermöglicht sowohl die Verwaltung aller gewerblicher Schutzrechte als auch alle Vorgänge, die damit in Zusammenhang stehen. Daneben wird ebenso eine Verwaltung der Basisdaten angeboten als auch die Verwaltung von Fristenregeln, von Amtsgebühren, von Honoraren als auch von Wechselkursen. Bei der Benutzung von technischen Geräten können immer Störungen und Probleme auftreten, die bis hin zu einem Datenverlust gehen können. Probleme treten unter anderem auf bei fehlerhaften oder defekten Erweiterungskarten, bei fehlerhaften USB-Geräten, die angeschlossen werden sollen oder müssen, oder auch durch defekte Festplatten, Treiber oder durch schwankende Versorgungsspannung. Durch eine defekte Hardware kann unter Umständen das komplette System ausfallen.

Integration der Software bietet Fehlerquellen

Die entsprechende Software beinhaltet darüber hinaus ebenso eine Schnittstelle zur Buchhaltung oder auch zu Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word. Aufgrund dieser Schnittstellen kann es aber auch zu Computerproblemen kommen. Solche Computerprobleme können durchaus schon beim Anschluss der Schnittstelle auftreten. So kann der Rechner unter Umständen melden, dass er keine weiteren Installationen mehr vornehmen kann. Ebenso kann es sein, dass die bereits installierte Software die Schnittstelle nicht finden kann.

Als Patentanwalt steht Sicherheit an erster Stelle

Die EDV-Systeme des Patentanwaltes müssen darüber hinaus auch sehr hohe Anforderungen an die Sicherheit erfüllen. Gerade in diesen Bereichen können Computerprobleme zu sehr großen Schwierigkeiten führen. So dürfen die Verbindungen, die man für die Datenübermittlung nutzt, so eingerichtet sein, dass dabei keine Daten verloren gehen können. Das Internet muss deshalb permanent und professionell mithilfe von Virenscannern überwacht werden. Auch der Eingang und Ausgang der E-Mails muss ständigen aktualisierten Sicherheitsprüfungen unterzogen werden. Weitere Probleme könnten auftreten, wenn der Computerzugang von nicht authentifizierten Personen genutzt wird oder der Server-Raum beim Patentanwalt nicht durch eine spezielle Zugangskontrolle geschützt wird.

Lokale Patentanwälte brauchen einen guten Computerservice in Düsseldorf

Damit beim Patentanwalt keine Computerprobleme auftreten, sollte sowohl die Hardware als auch die Software durch erfahrene Anbieter eingerichtet, gewartet und verwaltet werden, um einen störungsfreien Kanzleialltag zu gewährleisten.

Die Leiden des Steuerberaters bei IT-Problemen

Meist sind selbst die kleinen Steuerkanzleien auf die Einbindung des Arbeitsplatzes in ein Netzwerk angewiesen. Aufgrund der Arbeitsteilung (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Einkommensteuererklärung, Jahresabschlüsse) arbeiten verschiedenen Mitarbeiter mit dem selben Datenstamm. Deshalb müssen alle Daten zentral gespeichert werden. Allerdings führt die Nutzung dieser Daten durch den Einsatz einer Vielzahl von unterschiedlichen Softwareprodukten oftmals zu Problemen. Die Mitarbeiter speichern die Daten unabsichtlich auf ihrem Rechner, finden diese dann nicht wieder oder arbeiten mit bereits veralteten Daten ohne dies zu wissen.

Außerdem sind oft Kleinigkeiten daran schuld, dass die Arbeit nicht sofort fortgesetzt werden kann. Dies kann zum Beispiel der Drucker sein, der nicht funktioniert, die abgebrochene Internetverbindung, das falsch eingestellte E-Mail Programm, das Löschen von Symbolen vom Desktop oder die falsche Bedienung des Faxgerätes oder des Kopierers. Von großer Bedeutung ist außerdem die tadellose Funktion des Telefonsystems. Bei Störungen kann es in einer Kanzlei schnell drunter und drüber gehen. Eines lässt sich bei Steuerberatern immer feststellen: Sie kennen sich mit dem Steuergesetz perfekt aus aber haben keine Zeit, sich um die Computerprobleme in der Kanzlei zu kümmern. Wichtig für einen Steuerberater ist deshalb die schnelle Hilfe bei Problemen. Dies kann beispielsweise durch eine Ferndiagnose oder die Unterstützung durch den IT-Spezialisten am Telefon bewerkstelligt werden.

Weitere empfindliche Bereiche in der Steuerkanzlei sind: Die Sicherung der Serverdaten in regelmäßigen Abständen, die Installation der Updates aller Programme, die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes beim Mitarbeiterwechsel, der Zugriff auf Dateien bei einem krankheitsbedingten Ausfall eines Mitarbeiters und last but not least, die Wartung der verwendeten Hardware, inklusive der Telefonanlage. Die Telefonanlage ist ein weiterer Schwachpunkt in der Kanzlei. Hier kann es bei einem Eingriff durch einen Mitarbeiter, beispielsweise bei der Erweiterung des Büros um einen Arbeitsplatz, schnell zum Totalausfall kommen. Dies ist das Horrorszenario eines jeden Steuerberaters, nur noch übertroffen durch das Verschwinden der Mandantendaten auf den Laufwerken. 

Deshalb ist jeder Steuerberater auf die Unterstützung durch einen IT-Spezialisten angewiesen.

Matthias Gehlhaar

Über den Autor

Matthias Gehlhaar ist Gründer und Geschäftsführer im IT-Service mit über 19 Jahren Branchenerfahrung. Hierbei begleitete er kleine Unternehmen und internationale Konzerne bei der Optimierung ihrer IT-Landschaften, Tools und Prozesse. Besonders gern arbeitet er mit inhabergeführten kleinen lokalen Unternehmen zusammen.